O tal caderno rabiscado, geralmente grandão, ficava sempre na frente do computador. Eu simplesmente ia anotando qualquer coisa nele: números de telefone, cálculos de valores, termos para pesquisar, recados, etc. Quando uma página enchia, eu virava. Semanas ou meses depois, se eu precisasse procurar qualquer uma dessas informações, simplesmente ia voltando as páginas até encontrar."
À medida que o trabalho aumenta esse sistema torna-se inviável. a dica é comprar um caderno grosso, mas de páginas médias, com capa chamativa, para se destacar dos demais.
é bom estabelecer algumas regras, como:
"Ele serve exclusivamente para anotar novos pedidos de serviços. Qualquer outro tipo de anotação deve ser feito em outro lugar (continuei tendo um caderno para rabiscos aleatórios, mas nada que precisasse ser registrado de forma mais permanente).
Cada novo pedido é anotado em uma nova página.
Informações obrigatórias: data do pedido (no canto superior), instituição e pessoa que fez o pedido, dados de contato, tipo de serviço, línguas envolvidas. Isso ocupa a metade superior de cada página e eu anoto imediatamente ao receber um e-mail ou telefonema, mesmo sem saber no que o pedido vai resultar.
O cálculo que eu faço para chegar ao orçamento fica explícito no caderno: quantas palavras ou minutos de filme, que valores estou calculando (muitas vezes faço dois ou três cálculos de preços e depois decido qual fornecer ao cliente dependendo de outras condições do serviço), o prazo, e qual o orçamento final que forneci.
Anoto também outros detalhes que podem ser importantes, geralmente a lápis ou com alguma outra cor. Comentários tipo: "técnico", "urgente", "contratar revisor", "repetitivo", "cliente manda glossário", etc.
Após a resposta do cliente ou outras interações, vou anotando os resultados em vermelho: "OK" para cada item de prazo e orçamento, se enviei o contrato e se ele foi assinado. Anoto se o serviço foi recusado ou cancelado, ou se após vários dias não obtive mais resposta. Também anoto quando enviei cada serviço e, finalmente, quando ele foi pago.
Se por acaso faço alguma parceria, anoto também os dados do que foi combinado, as obrigações do parceiro para comigo e as minhas para com ele.
Para cada serviço concluído com sucesso -- enviado, pago, finalizado -- traço duas linhas vermelhas grossas no canto inferior da página. Assim, de tempos em tempos eu dou uma folheada e monitoro se cada página está "fechada". Se não está com as duas linhas vermelhas, em geral é porque algum cliente não deu mais sinal de vida, e isso precisa ficar registrado."
Além disso, para qualquer projeto de maior porte, que inclua um número grande de arquivos, uma equipe de mais de duas pessoas, várias tarefas simultâneas ou várias datas, crie uma planilha no Excel, que tem muitos recursos importantes e é fácil de atualizar e compartilhar.
"Mas o caderno, essa coisa analógica e antiquada, tem algumas vantagens que sistema computacional nenhum oferece:
Primeiro, ele é "somente para os meus olhos". Justamente, o objetivo é não compartilhá-lo com ninguém, nem mesmo por acaso. O lugar dele é na frente do meu monitor. Se viajo, ele vai comigo. Uma espécie de "meu querido diário".
Segundo, é uma maravilha para ter um panorama histórico do meu trabalho. Basta folhar as páginas para ter uma ótima noção da frequência dos pedidos, da proporção de serviços bem-sucedidos, da média de valores, etc. Posso tanto observar um dado período ou o perfil de algum cliente em particular. Para mim, virou uma ferramenta imprescindível para saber quando ajustar valores.
Terceiro, essa natureza de palimpsesto da folha de papel é fundamental. A partir dos dados básicos, eu volto anotando novas informações, mudanças ou atualizações: o prazo mudou, o cliente fez algum acréscimo, o cliente pediu desconto e eu recalculei o valor, o cliente recusou até mesmo meu valor mais baixo, o serviço era um abacaxi sem tamanho então eu acrescentei 20% à minha tarifa mais alta e ainda assim o cliente aceitou (eu faço isso, sim, você não? pois comece a fazer e prepare-se para ter grandes surpresas!)... Etcétera.
Isso tudo me permite observar o histórico de cada cliente ao receber um novo pedido. Sabe aquele que sempre chora um descontinho? Pois então, já dê um orçamento prevendo a choradinha. E o outro que sempre pede serviços urgentes em fins de semana? Outro que precisa de valores baixos mas o serviço é fácil e rápido e ele me indica para clientes interessantes... E assim por diante. O histórico dos parceiros também fica registrado.
Moral da história: se você gostou desta ideia e pretende começar seu caderno de serviços, definitivamente eu recomendo um Moleskine vermelho."
Fonte: http://artedatraducao.blogspot.com/
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